Atualmente, a forma de comunicação mais utilizada é a digital. Neste tipo de comunicação, a informação é codificada digitalmente e transferida eletronicamente para o recetor. O e-mail, as chamadas telefónicas e os meios de comunicação social, como a televisão e a rádio, estão entre os meios de comunicação digital mais populares.

Desde o início da década de 90, o mundo tem experimentado uma transformação digital significativa que transformou radicalmente a forma como a sociedade comunica. O papel dos canais de comunicação digitais cresceu significativamente desde o lançamento do primeiro dispositivo móvel. O desenvolvimento tecnológico que procedeu este invento levou ao aparecimento da chamada sociedade digital e à entrada nos mercados globais.

A revolução tecnológica é parte integrante da nova economia e, neste contexto, as estratégias e os meios de comunicação mudam a uma velocidade alucinante, procurando adaptar-se às necessidades das indústrias, das empresas e até mesmo das pessoas.

No âmbito empresarial, a comunicação digital permite às empresas colaborar de forma mais eficaz com os seus públicos-alvo, reduzir custos e facilitar a sua entrada nos mercados globais. Por outras palavras, a emergência da comunicação digital influenciou a forma como as empresas conduzem a sua comunicação interna e externa.

Dependendo do público a que se dirige, a comunicação empresarial pode ser interna ou externa.

Considerando os recentes passos na digitalização global, os gestores das empresas tiveram de se adaptar a novas mudanças, incluindo as formas de comunicação.

A popularidade das ferramentas avançadas de colaboração online moldou a comunicação digital interna, e tal teve impacto na forma como as empresas começaram a influenciar e a envolver os seus clientes.

E-mail
O e-mail é a forma mais comum e fácil de comunicação, especialmente nos contactos comerciais. É conveniente e barato. Além disso, pode ser utilizado de modo formal, semiformal ou informal. Independentemente do tipo de e-mail, deves aplicar sempre responder a três simples questões, para te ajudar a manter a clareza e objetividade na mensagem: Quem?; O quê?; Quando?.

Quanto à sua formalidade, os diferentes tipos de e-mail podem ser organizados nas três categorias abaixo indicadas.

The different types of emails: 

• E-mail semiformal - os e-mails semiformais são os que escrevemos aos nossos colegas/equipa no âmbito de um projeto/tarefa. A linguagem utilizada nestes casos é amigável e casual.
• E-mail formal - os e-mails formais são escritos quando mantemos qualquer tipo de comunicação comercial com outras empresas, agências governamentais ou quaisquer outras autoridades.
• E-mail informal - refere-se aos e-mails que dirigimos aos nossos amigos e familiares. Neste caso, não existem regras específicas a seguir.

Todos os tipos de e-mail têm uma estrutura específica que inclui:

• assunto;
• saudação;
• conteúdo;
• encerramento;
• assinatura.

O assunto é uma parte crucial de todas as mensagens de e-mail. Muitas pessoas filtram as mensagens de e-mail recebidas pelo assunto da mensagem. O assunto errado pode levar a que o e-mail acabe por ir parar à pasta de lixo. É aconselhável escrever apenas 3 ou 4 palavras no campo do assunto ou utilizar o nome do destinatário/da empresa.

Lembra-te também que, devido a assunto inadequado, o teu e-mail pode ser qualificado como spam pelos algoritmos das caixa de correio. A Google e o Zoho têm sistemas avançados que permitem fazer esta seleção. No entanto, mesmo que a mensagem não seja lida pelo algoritmo como spam, um assunto pouco atrativo pode levar a que o recetor não abra o e-mail.

A saudação depende do tipo e nível de relação entre os interlocutores, podendo, por isso, variar. É aconselhável o tratamento formal para as ligações profissionais.

O conteúdo, que corresponde ao corpo do e-mail, deve ser sucinto e claro. Em média, um utilizador frequente recebe cerca de 90 e-mails por dia, como tal dará mais atenção aos e-mails mais objetivos e claros.

O encerramento da mensagem deve ser sempre separado do corpo do e-mail. Uma pesquisa demonstrou que os e-mails que terminam com frases como "Agradecemos antecipadamente a sua atenção!" têm mais hipóteses de receber uma resposta positiva. A tua conclusão deve incluir também uma frase curta, geralmente imperativa e persuasiva, incitando o teu recetor a dar o próximo passo.

É aconselhável a assinatura ter cerca de três a quatro linhas e deve incluir o título, nome, apelido, posição e número de telefone do remetente.

Geralmente, o e-mail é uma das ferramentas de comunicação externa mais frequentemente utilizadas e permite:

• iniciar e manter interações profissionais;
• ser usado para campanhas de marketing;
• promover produtos e serviços;
• estar em contacto com  clientes.

Os e-mails também são primordiais na comunicação interna de uma empresa. Tendo uma equipa, é necessário gerir o fluxo de informação e os documentos entre todos os membros. Na fase inicial de um negócio, é uma ferramenta indispensável.

Mensagens de texto

O envio de mensagens de texto SMS (Short Message Service) ou MMS (Multimedia Message Service) é uma forma rápida e barata de contactar colaboradores, clientes, vendedores e transportadoras. Além disso, esta forma de comunicação é eficaz porque utiliza poucos caracteres, sendo transmitida uma informação sintetizada.

Este sistema pode ser útil, mas não substitui reuniões presenciais, cartas e relatórios. A sua utilização, em contexto empresarial, pode simplificar a forma como as empresas abordam os clientes.

As SMS/MMS podem  ser utilizadas como newsletters de promoção dos teus serviços ou produtos. Podes também convidar os teus clientes a participar em atividades interativas tais como jogos, concursos e sondagens.

Existem plataformas a partir das quais é possível desenvolver campanhas de marketing adaptadas a SMS/MMS:

Aplicações de chat

Além das SMS/MMS, existem cada vez mais aplicações para o envio de mensagens escritas. Estes tipos de aplicações ganham popularidade num determinado período, consoante as diferentes gerações que as utilizam.

Quer se trate, por exemplo, do Viber ou do WhatsApp, a conveniência de enviar mensagens instantâneas é inegável. Estas aplicações podem ser utilizadas para mensagens individuais e de grupo e também permitem a realização de chamadas de vídeo/voz entre duas ou mais pessoas

Segundo o Relatório Global da Hootsuite e da We Are Social, em 2020, as aplicações mais utilizadas foram: WhatsApp, Facebook Messenger e WeChat.

As aplicações de chat podem ser utilizadas quer na comunicação interna, quer na comunicação externa de uma empresa.

Ao nível interno, facilitam a comunicação quando se tem, por exemplo, de informar a equipa sobre situações urgentes, alterações e reuniões. Por outro lado, esta forma de comunicação tem também a capacidade de estreitar as relações entre os colaboradores.

Ao nível externo, podem ser criados canais de comunicação exclusivos com os clientes.

Redes sociais

As redes sociais permitem a construção da imagem de uma empresa. Este novo tipo de comunicação pode ajudar a fortalecer relações entre as empresas e os clientes e a promoção de produtos e marcas. Além disso, com as redes sociais, as empresas podem envolver os seus clientes no processo de desenvolvimento de novos produtos e aprender mais sobre os clientes através das estatísticas disponíveis.

O Relatório Global da Hootsuite e da We Are Social refere o número médio de vezes, em 2020, por mês e por país, que os utilizadores do Facebook clicaram em anúncios: Portugal – 19; França – 15; Itália – 21; Dinamarca - 23; Bélgica e Polónia – 18.

As redes sociais disponibilizam opções de gestão profissionais. O Facebook for Business é um bom exemplo disso:
 https://pt-pt.facebook.com/business

Além disso, tanto o Facebook como o Instagram têm um interface próprio para vendas online. Uma vez que a maioria dos teus potencias clientes já usam estas plataformas, basta apenas potenciar o uso destas para alavancar o teu negócio.

Website

O website de uma empresa pode ser o canal preferencial para se construir e sustentar a comunicação externa. É aqui que estará reunida toda a informação, como atividades, serviços e produtos que clientes, stakeholders e parceiros precisam de saber sobre a tua empresa.

Para desenvolver um website atraente, responsivo e intuitivo, é necessário ser um web developer experiente. Não sendo um web developer profissional, terás de investir e contratar um profissional.

Podendo ser este um investimento alto, em início de atividade, podes sempre começar por desenvolver uma página profissional no Facebook, no Instagram ou no LinkedIn. Estas plataforma oferecem interfaces atrativos e ferramentas que te permitem envolver com o teu público-alvo.

Conversas telefónicas

O telefonema é uma forma comum de comunicação. Numa conversa telefónica formal, é necessário seguir os seguintes procedimentos:

1. Descrever o objetivo principal numa frase curta. Podes acrescentar objetivos adicionais por tópicos.
2. Preparar a agenda da chamada passo a passo com dois a quatro pontos.  A agenda deve ser clara para ti e para o teu interlocutor. Por exemplo, “falar sobre as coisas mais importantes" não é claro. Usa palavras-chave compreensíveis para ambos, que facilitem a compreensão do tópico.
3. Envia todas as informações previamente por e-mail, chat ou outro canal. Tem em atenção que é importante que essa informação deve estar visível para ambos os interlocutores antes e durante a chamada.
4. Toma notas. Utiliza, por exemplo, o OneNote ou documentos partilhados com o Google Docs e o Google Drive.
5. Faz um resumo da reunião e prepara os próximos passos necessários.

Videoconferência

Uma chamada em conferência é uma ligação de vídeo e/ou áudio feita através de aplicações como o Teams, o Slack ou o Zoom, ou com recurso a aplicações de chat, como o WhatsApp ou o Face Time. Segundo um inquérito da Forbes, 80% dos gestores consideram que a videoconferência está a tornar-se cada vez mais popular e 92% considera este tipo de comunicação bastante eficiente.

No futuro, espera-se que as videochamadas substituam as conversas áudio. Os telefones desaparecerão das secretárias dos escritórios porque as videoconferências são uma forma de comunicar mais eficiente e dinâmica. Ao utilizar vídeo, a comunicação torna-se mais eficaz e pode fazer-se uso de ecrãs, outros meios de comunicação, streaming ao vivo e partilhar ficheiros, entre outras funcionalidades.

Os constrangimentos provocados pela pandemia COVID-19 potenciaram o uso da videoconferência.

Na esfera empresarial, o Microsoft Teams é a plataforma mais utilizada pois funciona com o Office 365 (Excel, Word, SharePoint, etc.) e está em constante atualização. As diferentes ferramentas de comunicação digital possibilitam às empresas potenciar a cooperação entre os seus funcionários, melhorar a eficiência, permitir a flexibilidade e diminuir os custos.

Conheça mais vantagens da utilização desta plataforma no artigo https://pulse.microsoft.com/pt-pt/work-productivity-pt-pt/na/fa2-5-razoes-pelas-quais-deve-comecar-a-utilizar-o-microsoft-teams-hoje-mesmo/

Outra plataforma bastante popular é o Slack. A NASA, a Universidade de Harvard e o jornal The Times utilizam-na para comunicação interna. O Slack permite a criação de equipas e de diferentes canais de colaboração. Esta ferramenta é perfeita para start-ups e pequenas empresas, pois permite a integração com outras aplicações como o Office 365 e o Google Drive.

Atualmente, os criadores de aplicações esforçam-se por criar sistemas universais que concentrem as diferentes formas de comunicação num único sistema. No entanto, esse objetivo é bastante desafiante.

As comunicações unificadas referem-se ao esforço de reunir serviços de voz, serviços de mensagens escritas, partilha de documentos e outras atividades numa única ferramenta.

A utilização de comunicações unificadas pode beneficiar as empresas pois, em muitos casos, traduz-se na redução de custos e numa maior eficácia do trabalho.

O Google Voice é um exemplo de um sistema de comunicações unificadas que otimiza os processos empresariais. Este sistema, que se baseia na comunicação por vídeo, permite a transcrição automática de videoconferências para texto e permite gravar as mesmas.

Outro exemplo de comunicações unificadas é o Microsoft Teams, que une funcionalidades como videochamada, conferência e mensagens, e funciona integradamente com as outras aplicações do Office 365.

Estas plataformas estão a evoluir a um ritmo muito rápido, procurando dar resposta imediata às necessidades do mercado. Antes de investir numa única plataforma, é importante saberes onde estão os teus potencias clientes.

Disponibilidade 24 horas
O facto de a Internet estar disponível em qualquer local e acessível através de quase qualquer dispositivo, torna a comunicação mais fácil e mais rápida do que nunca. A comunicação online diminui as fronteiras físicas entre empresas e os clientes e permite-lhes comunicar num registo imediato e sem horários definidos.

Acesso a partir de qualquer dispositivo
A comunicação digital é mais rápida e eficaz porque nos permite estar sempre ligados uns aos outros através de qualquer dispositivo que tenha ligação à Internet.

Comunicação organizada
A comunicação digital facilita o registo organizado da comunicação. Várias aplicações permitem o registo/arquivo de conversas e conferências. No caso das empresas, a utilização de videoconferências gravadas permite manter um registo das reuniões e ter acesso às mesmas sempre que necessário.

Melhoria da qualidade da comunicação
Digital communication improves the quality of the conducted collaboration. Your team members and customers have more time to think before replying while using e-mails, MS Teams, Facebook comments, even instant messengers than when you talk face-to-face (“10 Pros and Cons of Online Communication for Business”, 2018).

Dificuldades no acesso à Internet
A Internet é uma parte crucial da comunicação digital. A falta de acesso à Internet, a baixa qualidade ou falhas nas ligações são problemas comuns e que afetam bastante as comunicações. 

Ausência de proximidade física
A falta de contacto visual é uma das grandes desvantagens da comunicação digital escrita, pois pode levar a que se perca o verdadeiro sentido das mensagens. Este problema é facilmente ultrapassável com as videoconferências.

Atraso nas respostas
No caso da comunicação digital escrita, por exemplo, o atraso nas respostas a um e-mail pode representar vários constrangimentos.

Principais obstáculos à comunicação digital